Miks peaksite Exceli kasutamise lõpetama?

Kui kasutaja küsib minult abi, öeldes lause, mis algab sõnadega "Mul on jagatud Exceli leht, mis..." või "Mul on Excel makroga, mis...", siis isiklikult on esimene asi, mis mulle pähe tuleb: "Sa ei kasuta õiget tööriista". Teil on vaja midagi, midagi, millest te võib-olla isegi ei tea, et teil on vaja (tõenäoliselt andmebaasi või tarkvara), mis peaks seda funktsiooni katma. Ja kuidas te teate, kas teil on vaja veel ühte vahendit?

Asjad, mida ettevõte ei tohiks Exceli abil teha

- Tehke oma arvutused (struktuurid, rajatised, infrastruktuurid...) Excelis.

- Pakkumiste koostamine, tellimuste haldamine, saatelehtede koostamine Exceli abil.

- Aruannete ja aruannete koostamine, jagamine ja salvestamine Excelis.

- Projektide haldamine Exceliga, Kanban Excelis, Gantt Excelis.

- Töötajate, puudumiste, kellaajalise arvestuse ja puhkuste jälgimine Excelis.

- Säilitab klientide ja tarnijate andmed Excelis.

- Võtke oma raamatupidamise ja strateegilise planeerimise aluseks Excel.

Kuid see pole veel kõik, siin on 6 põhjust, miks te peaksite Exceli kasutamise lõpetama ja otsima tööriista, mis sobib paremini teie vajadustele.

1. Excel on lihtne tabel. Mitte miski ei takista teid kogemata valesse lahtrisse kirjutamast või andmeid liigutamast või kopeerimast ja andmeid kaotamast.

2. Exceli tabeli kiirust ei saa võrrelda arendusvahendi kasutamisega. Sellised operatsioonid nagu otsingud üle mitme tuhande rea, mis on Excelis liiga keerulised, teostatakse tarkvaras vaevata. Kui teete päringu Exceliga, võtab see keskmiselt 3 minutit, samas kui teiste tarkvaradega saate sama päringu teha 0,3 sekundiga.

3. Exceli lehed võivad olla väga suured ja neisse võib koguneda suur hulk andmeid. Kuid isegi siis ei ole see midagi võrreldes sellega, mida saab salvestada arenenud andmebaasi. Pealegi, isegi kui saate Excelis salvestada suuri andmehulki, ei saa te andmeid korralikult hallata, otsingud on aeglased ning on lihtne teha vigu ja anda valesid tulemusi.

4. Exceli lehel ei saa teha mingeid automatiseeritud toiminguid ega saada sisemisi hoiatusi. Süsteem on passiivne, see ei teavita teid ega tee toiminguid, saate ainult sisestada ja täita/pärida andmeid. Seevastu tarkvaraarendus võib kaaluda mis tahes arvu töövooge, sõltumata nende keerukusest (see ei ole võimalik arvutustabelis).

5. Exceli leht ei ole midagi muud kui tabel. Ükskõik kui palju sa seda värvid või muudad selle omadusi, ei saa see kunagi võrrelda kasutajaliidesega, mida saad rakenduse või veebi abil.

6. Tarkvaraarenduses määratletakse, millistele kasutajatele või kasutajarühmadele on juurdepääs millisele teabele ja milliseid toiminguid igaüks neist saab teha.

See turvalisus ei ole võimalik Exceli tabeliga. Exceli leht on kõva vastane, keda on raske võita. Esiteks seetõttu, et selle kasutamine on kasutajale juurdunud. Nad tunnevad, et saavad seda kohandada, konfigureerida vastavalt oma vajadustele. See on lihtne, see on tuttav, seda on mugav kasutada. Probleem ei ole mitte Exceli tabelis, mis on muidu tõesti suurepärane ja võimas programm (tule, ma olen seda lõpuks tunnistanud, sügaval sisimas armastan seda ka).

Probleemiks on Exceli tabelite kasutamine ja kuritarvitamine. Nagu mu ema ütleks, kui sul on ainult üks varras, tundub äkki kõik nagu konks. Tabelarvutid on lühidalt öeldes programmid, mis võimaldavad meil kiiresti kokku panna "väikeseid utiliite". Iga kord, kui keegi kasutab Exceli tabelit, on see tingitud sellest, et programm (või, kui see on oluline, arendaja) ei ole andnud talle seda, mida ta vajab. Exceli tabel on ressurss, mille poole pöördute, kui teil ei ole "midagi paremat".

Seetõttu on Exceli leht pideva täiustamise raamistikus alati üks nõrk lüli ja see tuleb paratamatult kõrvaldada.

Peale kiirete arvutuste või paari graafiku koostamise ei peaks meil olema vaja kasutada Exceli lehte. See võib olla kasulik ka visandiks või esimeseks lahenduseks sellest, millest hiljem saab konkreetne arendus, kuid arvutustabelit ei tohiks kunagi pidada püsivaks lahenduseks. Veel vähem optimaalse või soovitava lahendusena. Loomulikult ei tohiks te mingil juhul oma ärisüsteemi põhiprotsesse rajada Exceli tabelitele.